SAP (Sistemas, Aplicações e Produtos em processamento de dados) foi criada em 1972 por 5 consultores da IBM (Hasso Platter e quatro outros colegas) que perceberam a possibilidade de criar um pacote de software padrão a ser executado em mainframe IBM. Em dezoito meses foi criado o sistema R. Depois foi renomeado para R/1, sendo seguido pelos sistemas R/2 e R/3.
O primeiro contrato da SAP não foi para seu software padrão, mas um software de desenvolvimento de projetos para a ICI, multinacional química inglesa. Após o contrato com a ICI a SAP conseguiu contratos com Dow Chemical, DuPont e Eastman Chemical. Todas essas empresas ainda estão utilizando R/2, o qual é executado em mainframe. Elas estão migrando lentamente para o R/3, versão cliente-servidor do software.
O R/3 apareceu inicialmente no final dos anos 80 quando a IBM lançou sua arquitetura SNA. Plattner imediatamente começou o projeto do que se tornaria o R/3, mas ele e seus parceiros decidiram trabalhar com Unix no lugar do mainframe IBM. O desenvolvimento durou cinco anos e em 1992 o sistema R/3 foi lançado.
Ele foi instalado inicialmente nos escritórios dinamarqueses de uma pequena empresa finlandesa. Foi concebido para pequenas empresas enquanto o R/2 continua a ser o produto para grandes corporações. Em 1992 o mercado começou a abandonar a indústria de mainframe e as vendas destes equipamentos estagnou. O R/3 tinha de ser atualizado para as necessidades das grandes corporações se a SAP pretendia ainda permanecer no mercado. Porém percebeu-se que o mercado europeu apenas não seria suficiente para atender a este esforço de atualização e este novo produto foi oferecido para o mercado americano.
Plattner foi para Los Angeles esperando conseguir algumas pequenas empresas americanas como seus primeiros clientes. Conseguiu seu primeiro acordo com a Chevron Oil, a qual ainda hoje é um cliente chave.
O SAP apareceu na América no meio de uma revolução nas corporações chamada reengenharia de processos de negócios. Todas as seis grandes firmas de software lutavam para atender a esta nova dor de cabeça das corporações americanas, o velho estilo de fazer negócios. A SAP entrou em cena com um produto que atendia a muitos dos novos processos de negócios, e aliou-se a firmas de consultoria como a Andersen Consulting para fazer o software atender a consultoria em processos de negócios.
Hoje (1998) a SAP tem 32 % do mercado de softwares de gestão empresarial e luta para atingir 40 %. Fatura US$4 bilhões e é a Quinta empresa de software no mundo com 17000 locais com R/3. Quase todas as empresas Fortune 500 utilizam o R/3 em algum componente dos seus processos de negócios vitais, tais como contabilidade mensal ou entrada de pedidos.
Nos anos 80 o conceito de MRP-II (planejamento de recursos de manufatura) evoluiu como uma extensão do MRP para o chão de fábrica e atividades de gerenciamento de distribuição. No início dos anos 80, o MRP-II foi estendido para cobrir áreas como engenharia, finanças, recursos humanos, gerenciamento de projetos, etc., i.e., , a completa gama de atividades de um negócios. Assim foi criado o termo ERP (Enterprise Resource Planning, planejamento de recursos da empresa). Em português os softwares ERP são denominados softwares de gestão empresarial.
Os softwares de gestão empresarial utilizam aspectos tecnológicos como arquitetura distribuída cliente/servidor, sistemas de gerenciamento de banco de dados relacionais (RDBMS), programação orientada ao objeto, etc. As soluções de softwares de gestão empresarial englobam amplas áreas dentro de qualquer negócio como Manufatura, Distribuição, Finanças, Gerenciamento de Projetos, Serviço e Manutenção, Transportes etc. Uma integração "sem emendas" é essencial para proporcionar visibilidade e consistência ao longo da empresa.
Um sistema de gestão empresarial deve ser suficientemente versátil para atender a diferentes ambientes de fabricação, envio para o estoque, montagem para atender ao pedido e engenharia do pedido. O ponto de desacoplamento do pedido do cliente (The customer order decoupling point (CODP)) deve ser flexível o suficiente para possibilitar a coexistência destes ambientes de fabricação dentro do mesmo sistema. Também é muito provável que um mesmo produto possa migrar de uma ambiente de fabricação para outro durante seu ciclo de vida.
O sistema deve ser completo o suficiente para atender a cenários de fabricação discretos ou contínuos. A eficiência de uma empresa depende de quão rapidamente a informação flui através da cadeia de produção, i.e., do consumidor para o fabricante para o fornecedor. Isto exige que os sistemas de gestão empresarial tenham uma funcionalidade total em todas as áreas como vendas, contas a receber, planejamento de engenharia, gerenciamento de inventário, produção, compras, contas a pagar, gerenciamento de qualidade, produção, gerenciamento de distribuição e transporte externo. EDI (Electronic Data Interchange), troca eletrônica de dados, é uma importante ferramenta para acelerar a comunicação com os parceiros de negócios.
Mais e mais companhias tornam-se
globais com foco em down –sizing e descentralização de seus
negócios. ABB e Northern Telecom são exemplos de empresas
que tem negócios espalhados ao redor do mundo. Para estas empresas
gerenciarem seus negócios eficientemente, os sistemas de gestão
empresarial devem possibitar o gerenciamento de unidades localizadas em
diferentes países. As funções de contabilidade centralizada
e descentralizada devem ter flexibilidade suficiente para consolidar a
informação da corporação.
- Ajuste funcional com os processos de negócio da empresa. A funcionalidade do software deve atender aos processos da empresa. Se isto não acontece uma solução é mudar os processos, se verifica-se que eles não são eficazes. Outra solução é considerar outra tecnologia
- Grau de integração dos diversos componentes dentro do sistema de gestão empresarial e integração destes com os sistemas existentes
- Flexibilidade e adequação ao crescimento da firma
- Complexidade ; interface amigável
- Rápida implementação; curto período de ROI (retorno sobre investimento)
- Habilidade para atender a planejamento e controle em empresa com filiais- A empresa deve possuir a infra-estrutura tecnológica necessária para instalação do pacote de gestão empresarial. Para implantar um pacote R/3 é necessário a existência de servidores poderosos e confiáveis, micros adequados para os usuários e uma instalação para ligá-los em rede.
- A segurança do sistema atende às políticas da empresa
- Disponibilidade de atualizações regulares
- Esforço necessário para configuração
- Infra-estrutura de suporte local
- Conversão de dados
- Verificar se a empresa está disposta a mudar da estrutura hierarquizada para estrutura orientada a processos
- Verificar se os consultores têm relacionamentos anteriores bem sucedidos e conhecem o negócio da empresa
- Custos totais, incluindo custo das licenças, treinamento, implementação, manutenção, configuração e requisitos de hardware.
As funções de negócio padrão dos sistemas SAP R/3 possibilitam a execução de todos os processos de negócio utilizados em quase todos os tipos de negócios. A abrangência dessas funções vai desde uma interação controlada com o usuário, passando pelos processos requeridos para manter um sistema integrado de dados, e chegando a funções de controle e de estatística necessárias para um sistema de controle de uma empresa.
O sistema não se restringe ao repertório de processamento de dados exigidos por uma organização corporativa complexa, mas também abarca o processo de implementação pelo qual o sistema de negócios existente é descrito e desenvolvido para criar um modelo de negócios, o qual será atendido pelo sistema SAP.
As transações dentro
do sistema vão do intercâmbio de dados ao processo de decisão,
do desenvolvimento de software ao projeto das interfaces, do processamento
automático aos relatórios financeiros.
Os negócios aumentaram em tamanho e complexidade. Os sistemas computacionais processam cada vez mais rapidamente grande quantidade de dados. Combinando a necessidade com a tecnologia surge o conceito de uma rede de computadores servidores atendendo a diversos computadores clientes.
A maior parte dos sistemas de negócios tem de fornecer as três principais funções:
No entanto esta linguagem não é tão disseminada, por ser proprietária. Foi escolhida a linguagem Java para o desenvolvimento dos módulos do SAP. Ela não substitui o ABAP mas conviverá com ela. A linguagem Java é a linguagem utilizada em aplicações direcionadas para a Internet e é uma linguagem bem disseminada. A escolha desta linguagem mostra o empenho da SAP para integrar os seus softwares de gestão empresarial . Com esta integração as empresas estarão mais capacitadas para integrar seus sistemas de software com o de clientes e fornecedores, tornando possível a idéia de corporações virtuais. Na corporação virtual a empresa forma alianças temporárias, as quais atendem a seus objetivos imediatos de negócios.
Estes mapas foram divididos em cinco segmentos. O primeiro é "compreensão" que envolve avaliação do tamanho, instalação, configuração, migração e planos de teste que a empresa deve executar antes de implementar o software.
O segundo é integração, incluindo como ligar todos os módulos de SAP da firma e os vários processos de negócios aos quais eles atenderão.
O terceiro segmento é extensão, como adicionar softwares complementares ao SAP, bem como quais interfaces serão necessárias para os sistemas existentes e quanto desenvolvimento para adaptação será necessário.
O próximo é "operação confiável", ou gerenciar o sistema no momento em que ele está sendo executado. As preocupações são a capacidade de administrar os detalhes, desempenho, disponibilidade, e segurança.
Por último é "mudança contínua", que lida como planejar as atualizações ou que atualizações ocorrerão devido a questões de mudança na administração ou no tamanho da empresa.
5.1. Fusão da Siemens e Nixdorf (setembro/98)
Um problema é que enquanto se tenta fazer as grandes mudanças na infra-estrutura tecnológica, o mercado muda, assim como os consumidores. Assim o processo de implantação tem de considerar todos os componentes da mudança.
O administrador do projeto gasta 60% do tempo em contatos com o pessoal de desenvolvimento, a maior parte to tempo lidando com problemas do usuário final. São realizados encontros com grupos de usuários para facilitar a transição para o novo modo de trabalhar e convencê-los a participar da nova ordem. Por exemplo, num encontro com 300 funcionários, os mesmos definiram os objetivos e estratégia para as iniciativas de IT no seu local do trabalho. A partir dessa definição conseguiu-se um compromisso.
Por volta de 1994, muitos dos negócios europeus da Hoechst estavam mostrando resultados opacos. A companhia também estava em risco de perder terreno em seus negócios farmacêutico e agrícola. Para aumentar competitividade e aproximar os negócios de Hoechst com seus clientes, o presidente Jürgen Dormann decidiu abandonar uma estrutura hierárquica, centralizada e criou um holding para oito unidades operacionais independentes, cada com suas próprias subsidiárias ao redor do mundo. Hoechst também começou a enfatizar as ciências de vida, inclusive biotecnologia e engenharia genética.
A estrutura descentralizada também exigiu uma nova maneira de planejar e organizar os sistemas de tecnologia de informação em escala mundial . Anteriormente, as subsidiárias de Hoechst em 140 países utilizavam a organização matricial clássica, da empresa seus próprios sistemas de computador e especialistas.
Nesta nova estrutura, as decisões de tecnologia de informação foram delegadas para as unidades operacionais. E dois anos na reestruturação, em 1996, Hoechst tornou seu departamento de tecnologia de informação uma empresa separada chamada HiServ Hightech International Conserta GmbH. Hoje, cada unidade de Hoechst pode decidir livremente se usa os serviços de HiServ ou de outra consultoria de tecnologia de informação.
A liberdade de tomada de decisões é fundamental na nova filosofia da empresa, mas a matriz estabeleceu fortes diretrizes de tecnologia da informação. Hoechst estabeleceu uma parceria estratégica com IBM, Microsoft, SAP e AT&T e recomendou-se que as unidades utilizassem o SAP R/3 com WindowsNT. A escolha do R/3 já levava em conta o euro e o bug do milênio. O objetivo era a adoção do software padrão por todas as unidades até o ano 2001,
Quase todas as unidades da Hoechst adotaram o R/3 como padrão. 230 implantações em separado foram realizadas em 40 países, com de 18000 a 20000 usuários produtivos.
Algumas das subsidiárias da Hoechst já haviam trabalho com a SAP nos anos iniciais desta empresa. 25 subsidiárias já tinha o sistema R/2 para mainframe. As implantações de R/3 supervisionadas pela HiServ foram tornando-se mais rápidas a medida que a HiServ aprendeu como minimizar o tempo e dinheiro envolvidos. A implantação acabará antes do previsto, na metade de 1999. Nessa época a Hoechst terá 60000 usuários SAP, ou aproximadamente metade de seus empregos. A Hoechst e a SAP trabalharam em conjunto para adicionar recursos ao SAP, os quais são específicos da indústria químico-farmacêutica como características particulares de produção, um módulo de ambiente, saúde e segurança e funcionalidades adicionais de transporte.
Os resultados da reestruturação
ainda não estão claros, já que a competição
em alguns setores continua aguda, e o projeto ainda não está
completo. Mas espera-se que ocorra um aumento nos lucros operacionais e
do dividendo, os quais não necessitarão de aumentos de capital,
aumento do retorno sobre capital como um crescimento no valor das ações.
Em 1997 a Hoechst teve lucro operacional de US$2.65 bilhões.
Um projeto SAP pode ser completado em 15 meses. Para isto deve existir uma equipe de projetos capaz de tormar decisões e agir. Também é importante ocorrer um número mínimo de mudanças.
6.
Cenário após implantação do SAP
A primeira etapa é a de estabilização, que deve demorar de três a nove meses. O objetivo é concentrar-se no que faz o sistema, a tecnologia e as pessoas operarem num modo consistente e correto os novos processos.
A etapa seguinte é de síntese, que leva de 6 a 18 meses. Nesta etapa a empresa organiza-se em torno dos processos centrais de gestão empresarial. Isto pode incluir áreas como automação da equipe de vendas, comércio eletrônico e planejamento avançado. A etapa final da evolução de um software de gestão empresarial pode levar de 12 a 24 meses.
A etapa final é a de sinergia. Há integração com fornecedores e clientes para um grande retorno da tecnologia. Existe uma benefício em transações, como uma maior eficiência no tratamento das requisições de compras e pedidos dos clientes. Mas o maior poder do sistema de gestão empresarial é a utilização de novas ferramentas e dados para aperfeiçoar as diferentes decisões de negócios.
7.1.
Integração com outros pacotes
Nos últimos anos a integração de módulos de gestão empresarial foi uma tarefa de alto custo e alto risco. O uso de componentes reduz o risco.
A General Motors e a Texas Instrument estão utilizando a abordagem de uso de componentes, não utilizando todos os módulos de SAP. A GM selecionou SAP como seu fornecedor da funcionalidade de contabilidade e PeopleSoft seu fornecedor de funções de recursos humanos, refletindo as opiniões de mercados sobre os melhores módulos das duas empresas.
A Texas Instrument selecionou SAP R/e para suas funções financeira e de gerenciamento de materiais, mas comprou Rhythm da i2 technologies, Irving, Texas, para a função de cadeia de suprimentos.
O SAP R/3 tem de ser mais amigável
pela estratégia da SAP de penetrar em
outras áreas da empresa , fugindo da imagem de software técnico
e complicado.
No atual estágio o SAP R/3 pode dificultar a vida dos usuários que introduzem (fevereiro/98) os dados, o que é compensado pelo novo ambiente em que estes dados são processados com mais inteligência. Um exemplo é o da firma de fertilizantes canadense Hydro Agri. Os seus funcionários levavam 20 segundos para processar um pedido do fazendeiro antes da implantação do SAP. Agora leva 90 segundos porque é necessária uma navegação por 6 janelas do SAP para execução do mesmo trabalho.
Porém esta desvantagem é compensada pela adequação ao bug do milênio, integração da empresa e melhor acompanhamento dos dados vitais do negócio.
A SAP está preocupada com
este aspecto dos seus pacotes.
Assim ela procura copiar o modelo do Microsoft Office, com o software podendo
ser utilizado por qualquer tipo de usuário.
Deve ser feita uma avaliação da prontidão da empresa para mudanças. A mudança deve ser planejada e a educação dos funcionários é fundamental. Deve ser passada a idéia que um software de gestão é fundamental para a sobrevivência da empresa e que envolverá mudança em processos e na organização.
O SAP utiliza um modelo de funcionamento de um empresa e este modelo é explicado detalhadamente neste livro, com a apresentação dos diferentes módulos de negócio.
Outro aspecto fundamental é a apresentação do conhecimento tecnológico necessário para a implementação e gestão do SAP.
Apresenta-se aspectos da implementação do SAP: como justificá-la, análise de riscos, perfil da equipe, condução, teste. Esta apresentação não é feita em profundidade.
"Using SAP R/3" funciona como introdução e como referência. Pode ser comprado na Livraria Cultura.